Henkilötietojen käsittelystä Postin rekrytoinnissa vastaa Posti Group Suomi Oy, Posti Jakelu Oy, Posti Oy, Posti Messaging Oy, Posti Henkilöstöratkaisut Oy ja Aditro Logistics AB.
PL 105, 00011 POSTI Käyntiosoite: Postintaival 7 A, Helsinki Puh. 0600 94320 (1,84 €/vastattu puhelu + pvm/mpm) www.posti.fi Tietosuojavastaava: tietosuoja@posti.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Posti käsittelee henkilötietoja Posti Group Oyj:n tytäryritysten (Posti-konserni) rekrytointijärjestelmän hallintaa varten. Tietoja kerätään Posti-konsernin rekrytointijärjestelmiin kirjautuneista (sisäiset hakijat) ja rekisteröityneistä (ulkoiset hakijat) luonnollisista henkilöistä.
Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:
Ilmoittaa työnhakijoille Posti-konsernin avoinna olevista työpaikoista
Ottaa työnantajana vastaan työpaikkahakemuksia avoimiin tehtäviin.
Hakea hakijatietokannasta sopivia henkilöitä ehdokkaaksi avoimiin tehtäviin
Asioida työnhakijoiden kanssa lähettämällä tietoja hakuvaiheista ja pyytämällä tarvittaessa täydentäviä tietoja hakijoilta
Koota työnhakijoiden ilmoittamista tiedoista yhteenvetoja päätöksen tekemistä varten
Posti-konsernin tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen.
Rekisteröityneellä henkilöllä on oikeus poistaa profiilinsa, jolloin henkilön tiedot eivät ole rekrytoinnin käytettävissä.
Tietojen käsittelyn perusteena on työnhakijan suostumus ja työnantajan lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen sekä oikeutettu etu (esimerkiksi analysointi ja tilastointi).
Henkilöstöhallinnan rekisterissä käsiteltävät tiedot ja niiden säilytysaika
Rekisterissä voi olla seuraavat tiedot työnhakijoista:
Etunimi ja sukunimi
Sähköpostiosoite
Sukupuoli
Kansalaisuus
Syntymäaika
Puhelinnumerot (koti, työ, matka)
Lähiosoite, maa, alue, paikkakunta, postinumero
Työkokemustiedot
Koulutustiedot
Hakijan pätevyyttä koskevat tiedot (ajokortti, kielitaito, Posti-kokemus, työkoneosaaminen)
Liitetiedostot (esim. ansioluettelo, kuva)
Hakijan toivomukset halutusta työstä
Kirjeenvaihtokieli
Vapaamuotoinen hakemusteksti ja lisätiedot
Rekrytointiprosessiin etenemiseen ja valintaan liittyvät tiedot
Posti-konsernin sisäisten työnhakijoiden osalta seuraavat tiedot: henkilönumero, etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, osoitetiedot, puhelinnumerot (työ, koti) sekä uudelleen sijoitukseen liittyvät tiedot.
Työhakemuksia säilytetään rekrytointiprosessin ajan. Rekrytointipäätöksen jälkeen tehtävään tulleet hakemukset siirretään arkistoon, jossa niitä säilytetään 1 vuoden ajan hakuprosessin päättymisestä
Säännönmukaiset tietolähteet
Työnhakijaa koskevat tiedot ovat hänen itsensä ilmoittamia. Hakija saa Posti-konsernin rekrytointijärjestelmään käyttäjätunnuksen ja salasanan, joiden avulla hän voi itse täydentää hakemustaan ja ylläpitää hakijatietojaan.
Rekrytointiprosessia, haastatteluja, arviointeja ja valintaa koskevat tiedot vie järjestelmään Posti-konsernin palveluksessa oleva henkilöstöhallinnon asiantuntija (rekrytoija) tai esihenkilö.
Posti-konsernin sisäisten työnhakijoiden osalta tiedot siirtyvät Posti-konsernin henkilötietojärjestelmästä.
Turvallinen tietojen luovutus
Rekisteröityjen hakijoiden tiedoista tehdään hakijayhteenvetoja, joita käytetään rekrytointiin liittyvään päätöksentekoon.
Posti-konsernin yhtiöt voivat jakaa hakijoiden tietoja Posti-konsernin sisällä lainsäädännön velvoittamissa rajoissa. Posti-konsernin yritykset voivat käyttää tietoja vain tässä selosteessa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Tietoja voivat käsitellä myös Posti-konsernin alihankkijoina toimivat yritykset.
Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi osa tiedoista sijaitsee fyysisesti ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja voidaan tällöin siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lainsäädännön sallimissa rajoissa. Kaikissa tilanteissa tietojen luovutuksen ja siirtämisen edellytyksenä on, että tietoja saavat ja käsittelevät tahot ovat solmineet Postin kanssa EU-komission hyväksymät vakiolausekkeet sisältävän sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn, tai kyseeseen tulee muu tietosuojalainsäädännön sallima siirtomekanismi.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekrytointijärjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa ja sähköpostiosoitetta sekä työnhakijalta että Posti-konsernin järjestelmää käyttävältä työntekijältä.
Henkilötietoihin on pääsy vain Posti-konsernin palveluksessa olevilla henkilöillä sekä Postin valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Posti edellyttää sekä henkilöstöltään että yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista tietojen käsittelyyn luottamuksellisina.
Rekisteröidyn oikeudet, omien tietojen tarkastus, korjaus ja täydentäminen, käyttökieltojen antaminen
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa omat henkilötietonsa ja vaatia epätarkan tai virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen poistamista tai siirtämistä taikka vaatia tietyissä tilanteissa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi perua milloin tahansa.
Sähköisessä rekrytointijärjestelmässä voi palveluun kirjautuneena nähdä, muuttaa ja poistaa itse antamiaan tietoja niin kauan, kuin hakuprosessi on käynnissä. Posti-konsernin sisäinen hakija ei voi kuitenkaan muuttaa henkilö-, osoite- ja tietoliikennetietojaan järjestelmässä.
Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sekä käyttää muita rekisteröidyn oikeuksia kirjautumalla palveluun. (Vahva tunnistautuminen tapahtuu Muuttoilmoitus -palvelun sivulla).
Tarkastus-, korjaus- ja täydentämispyyntöjä voi tehdä myös käymällä henkilökohtaisesti Postin pääkonttorilla osoitteessa Postintaival 7 A, Helsinki, tai lähettämällä tietopyyntölomakkeen Postille, PL 8030, 00002 Helsinki.
Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti, sillä näiden oikeuksien käyttöön voi liittyä tilanteen ja olosuhteiden vuoksi rajoituksia.
Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut (Suomessa Tietosuojavaltuutettu). Lisätietoja tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: tietosuoja.fi Ruotsissa valvontaviranomainen on Integritetsskyddsmyndigheten. Lisätietoja viranomaisen verkkosivuilta: imy.se . Muutokset 26.9.2024
Transval Group yhdistetty Posti-konsernin rekrytointijärjestelmään.
Posti-konsernilla ei ole enää yhtiöitä EU/ETA-alueen ulkopuolella.